1 AVG-Protocol Dorpsbelang Nes
1.1 Inleiding
1.2 Register verwerkingen;
1.3 Privacy Verklaring;
1.4 Bestuursbesluiten rondom de AVG;
1.5 Beleid rondom continuïteit
1.6 Aanstelling Functionaris Gegevensbescherming
1.7 Website Stichting Rondje Ameland
In dit dossier is vastgelegd hoe Dorpsbelang Nes omgaat met de aan haar toevertrouwde persoonsgegevens, met welke instanties de gegevens worden gedeeld en waarom, en hoe hiervoor de toestemming van de betrokkenen is geregeld.
Ook is het privacyverklaring van het dorpsbelang in dit dossier opgenomen, en staat beschreven hoe het privacyverklaring onder de aandacht wordt gebracht van allen die met de stichting van doen hebben.
Dorpsbelang Nes hanteert het (de) volgende syste(e)men voor de vastlegging van persoonsgegevens:
- In Excel bestand de lijst met vrijwilligers
- Uitgeprint in de map bij de secretaris.
Afmeldingen komen binnen bij het secretariaat en worden daar verwerkt. Evenals de aanmeldingen.
De aan en afmeldingen worden eveneens maandelijks verwerkt door de secretaris
Afmeldingen worden nog 2 jaar in het systeem bewaard. Daarna wordt de betrokkene uit het systeem verwijderd.
Geleverd worden de gegevens: voorletters, voorvoegsels, naam, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer en eventueel email adres.
1.3. Privacyverklaring
Dorpsbelang Nes legt gegevens vast zoals naam, adres, woonplaats, emailadres en overige gegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van het vrijwilligerswerk. Wij verstrekken uw gegevens uitsluitend aan partijen die voor de betreffende verwerking noodzakelijk zijn. Alle aan ons toevertrouwde informatie wordt door ons en door onze leveranciers vertrouwelijk behandeld.
Uw emailadres en telefoonnummer worden uitsluitend gebruikt om informatie te sturen die Dorpsbelang Nes betreffen, zoals nieuwsbrieven en werkschema’s.
Uw gegevens worden alleen gebruikt voor de doeleinden waarvoor ze zijn verkregen.
U kunt zich te allen tijde afmelden als deelnemer of vrijwilliger. Stuur daarvoor een mail naar het secretariaat.
Ook adreswijzigingen en andere wijzigingen kunt u doorgeven aan ons secretariaat.
Dorpsbelang Nes zorgt voor een goede en passende beveiliging (zowel technisch als fysiek) van de aan haar toevertrouwde persoonsbestanden.
1.4. Bestuursbesluiten rondom de AVG
Het bestuur heeft besloten dat het aangaan van een verwerkersovereenkomst bij de aantallen die wij laten drukken een te zwaar middel is. Het ligt in de lijn der verwachting dat verwerkers niet zitten te wachten op kleine klanten zoals wij als ze ook nog de uitgebreide administratieve last hebben van het aangaan van een formele overeenkomst.
Het bestuur is ervan overtuigd dat de bedrijven die wij aanschrijven een gerenommeerde partij zijn die zorgvuldig omgaan met de aan hen geleverde bestanden.
1.5. Beleid rondom continuïteit
Back-ups en encryptie
De spreadsheet vrijwilligersadministratie wordt lokaal beheerd op een goed beveiligde PC bij de secretaris
De secretaris maakt iedere maand een back-up van de systemen. De back-up staat op een losse schijf die hij bewaart in een afsluitbare brandkluis.
1.6. Aanstelling Functionaris Gegevensbescherming
De privacy taak van toezichthouder is toebedeeld aan de secretaris
1.7 Website Dorpsbelang Nes
Nieuwe leden of vrijwilligers melden zich aan bij het secretariaat. Ook de antwoordformulieren die worden ingevuld op de website, komen binnen bij het secretariaat.